Hopp til innhold Hopp til hovedmeny

Møre og Romsdal fylkeskommune > Intranett > Fagavdelingar > Utdanning > Rundskriv > 2006 > Rundskriv 3/06 - Innhenting av karakterar frå 1. termin - skoleåret 2005/2006

Rundskriv 3/06 - Innhenting av karakterar frå 1. termin - skoleåret 2005/2006

Jrn./Arkiv:                                   Molde, 24.01.06
MR 980/2006/
 
 

Til: Dei vidaregåande skolane i Møre og Romsdal
Vestborg vidaregåande skule

 
Innhald
 
Det er klart for innhenting av karakterar frå 1. termin for skoleåret 2005/2006.
 
SISTE FRIST: onsdag 1. februar 2006
Meld frå til mailto:anita.waatvik@mrfylke.no om de er ferdige før.
Skriv 1. termin og skolenamn i emnefeltet.
 
Før karakterane blir lasta over i VIGO inntak, skal skolane kvalitetssikre sine data etter retningslinjer som er utarbeid for IST Extens.
 
Sjølv om 1. termin karakterane ikkje vert teljande for elevane ved inntaket til skoleåret 2006/2007, så er dei naudsynte for arbeidet vårt med å klargjere for inntak og for prøveinntak. Før hovudinntaket til vidaregåande opplæring har vi svært korte tidsfristar, og er difor avhengig av at skolane har lagt inn alle data rett. Arbeidet med å legge inn karakterane til 1. termin, kan såleis vere ein viktig test for dei som skal gjere det.
 
Det er derfor viktig at denne informasjonen når alle på din skole som sit med karakterarbeidet, og at alle tek dette arbeidet alvorleg sjølv om det ”berre” er 1. termin.
 
Før skolane melder frå til utdanningsavdelinga om at data er klare for eksport, så skal data vere kontrollert og eventuelle feil vere retta opp.
 
Skolane må nytte seg av hjelpedokumentet i Extens: Dette finn ein under Hjelp-Hjelpedokument - Elevadministrasjon - Flikene i elevregisteret - Vitnemålsfliken.
 
Vi har laga nokre spørjingar som fangar opp nokre av dei viktigaste felta som må vere rett utfylt før eksport av karakterar.
 
Dersom skolane gjer desse spørjingane og retter opp eventuelle feil før vi importerer data til inntakssystemet, så slepp de å få unødvendige tilbakemeldingar om ting som må rettast opp. Utdanningsavdelinga slepp ekstraarbeid med ny innlasting og forseinkingar i arbeidet som oppstår som følgje av feilrettingar på skolane.
 
Elevar som har slutta FØR 1. november:
Elevar som har slutta må ut av basisgruppa/kurset. Dersom dei ikkje er overført til ”sluttskolen” kjem dei med i overføringa til VIGO med feilmeldinga ”ukjend søkjar” som resultat.
 
Elevar som sluttar ETTER 1. november
Det anbefalast at skolane legg elever som sluttar etter 1. november (for Møre og Romsdal) i ei ”slutt-basisgruppe” = 0506SLUTT på hovedenheten, ikkje sluttenhet, til skoleåret er over.
Deretter flyttast dei over til sluttenhet saman med elevane som har fullført året. Dette betyr at desse elevane blir med i eksporten etter skoleslutt saman med dei andre elevane, og gjer statistikkdata fullverdige. Det blir då viktig at desse elevane får ein avbruddsdato i feltet avbruddsdato (finns i elevregisteret i listeform), at dei får fullførtkode S for det aktuelle året og at de får elevstatus sluttet på inntaksfliken. Sjekk at denne basisgruppa ligg med J til Vigo.
 
 
Sjekk Startdato i skole
Det presiserast at feltet Startdato i skole skal være tomt for alle elever som er tatt inn via Vigo inntak, og berre fyllast ut for elevar som registrerast direkte på skolen. Ved import frå Vigo fylles ikkje feltet ut, men det kan være data i feltet frå ei tidligare registrering. Dette fordi feltet er koplet til person, ikkje elev, og vil henge med om ein elev som registrerast manuelt finnes i basen med ei tidligare registrering med ”startdato i skole” på. Dette vil seinare bli endra i Extens, slik at feltet tømmast når ein elev leggast inn som ny. Skolane må ta elevregisteret i listeform og gjere utval på (Utfylt) i feltet Startdato i skole. Dersom dato som vises er frå eit anna skoleår; marker og tøm feltet, slik at datoen ikkje blir overført til Vigo.
 
 
Grunnkurs over 2 år
1. år: Legg inn alle fag. Legg inn karakterar i dei faga eleven får karakter i for dette året. Legg D (deltatt) på dei faga eleven ikkje får karakter i inneverande skoleår.
2. år: Legg inn alle fag. Legg inn karakterar i dei faga eleven får karakter i for dette året. Karakteren på dei faga eleven tok året før, vil bli henta inn i Vigo (”beste karakter”).
 
 
Elevar med ”periodiserte” fag i same skoleår
Legg D på dei faga som blir tatt i 2. termin.
 
 
Elevar frå andre fylke – som er tatt inn av skolen etter skolestart
Dersom skolen legg inn karakterar for tidlegare år for slike elevar, må de opprette eit kort per skoleår og legge det på sluttskolen. Sjekk med utdanningsavdelinga om eleven har sendt same informasjon til oss. Viss ikkje, må vi få tilsendt kopi av kompetansebevis. Om 1. terminkarakterane er frå anna fylke, må vi også få kopi av desse. Vi vil då legge karakterane inn i Vigo manuelt.
 
 
INNTAKSKODE må ikkje endrast
Elevar som er overført frå Vigo til skolen MÅ ha same inntakskode (kurskode) gjennom heile skoleåret. Elles vil vi få feilmelding ved import av karakterar til Vigo.
 
 
Elevar i same basisgruppe – frå forskjellige kurs
Dersom skolen gir felles undervisning til elevar frå to (eller fleire) kurs, til dømes 8053 VKII allmennfagleg påbygging og 8343 VKII teikning, form, farge,
- MÅ de syte for at faga er knytt til rett utdanning.
Elevane vil elles bli importert til Vigo med to (eller fleire) kurslinjer.
 
 
Sjekk Fylkes- og Kommunekode
Sjekk fliken Koder i Elevregisteret. Kommune skal vere utfylt.
De finn rett kommunenummer under Organisasjon – Fylker og kommuner.
 
 
Utanlandske studentar i Norge
Desse skal ligge med Status: Utenl.utv.elev. i NO og J til Vigo.
 
SJEKK AV KARAKTERAR I EXTENS FØR INNLASTING TIL VIGO
 
NB! Pass på at det berre er etter ”ikke” at det skal være ordmellomrom
Det skal ligge * på alle andre verdiar enn dei du søker etter. Søk etter ein verdi om gangen.
 
 
Kontroll av Elevar
F9-Utvalg/sortLagret utvalgSØK ELEV_INNTAK Legg inn Enhet (  RegisterEleverListeformF11-FeltvalgLagret feltvalg UTDANNINGSAVDELINGA/INNTAKOKmed STORE bokstavar) før OK
 
 
Sjekk eit felt om gongen:

FELT VERDI MERKNAD
Enhet ATL (dette er eit eksempel) Ligg fast når du sjekkar andre felt
Bevistype (tom)
ikke KB,ikke VM,ikke T*
Viktig
Desse i siste linje kan sjekkast i ein omgang (søker da etter alt anna enn kompetansebevis, vitnemål og TF)
Årstrinn (tom)
4,5
Viktig
Det skal ikkje ligge elevar på Årstrinn 4 eller 5, dersom skolen ikkje har TF
Vurdering (tom)
ikke B,ikke I,ikke A,ikke M
Viktig

 
 
Sjekk i ein omgang – Utdanning og Årstrinn:

FELT VERDI MERKNAD
Utdanning ??
????
??????
GK
VKI
VKII
Årstrinn Ikke 1
Ikke 2
Ikke 3
GK
VKI
VKII

 
NB: Du må kople rett utdanning (??) til rett årstrinn (Ikke 1).
 
 

FELT VERDI MERKNAD
Utdanning ??
????
 
Bevistype Ikke KB Alt anna er feil

 
 
Kontroll av Fag
VerktøyElevSerieendre tildelte aktiviteterF11-FeltvalgLagret feltvalgUTD/INNTAK_Kontroll før VIGOOK
F9-utvalg/sortUTDANNINGSAVDELINGA/INNTAK
NB: På grunn av problem med Extens, har vi ikkje fått lagra rett utval (under F9) i Extens.
De må derfor legge til 3 ekstra felt i dette utvalet: Klikk på ”Velg felt” og mappa ”Alle felt”, flytt over felta Status, Enhet og Vurdering. Sjekk at sortering er ”Basisgruppe, Utdanning, Sorteringsnavn, Fag”, og klikk OK
 

FELT VERDI MERKNAD
Enhet ATL (f.eks) Denne ligg fast til du er ferdig å sjekke
Periode 05* Denne ligg fast til du er ferdig å sjekke
Henvisning Ikke IV
 
 
Når denne ligg inne vert det berre sjekka dei faga som blir eksportert.
Akt.type (tom)
T1
(S+E dersom det er standpunktkarakterar vi sjekkar)
T1 kan ligge fast, dersom det ikkje er Akt.type du skal sjekke

 
 
Sjekk:

FELT VERDI MERKNAD
Akt.årstrinn (tom)
4,5
4 eller 5 skal berre ligge på TF fag

 
 
Sjekk i ein omgang:

FELT VERDI MERKNAD
Utdanning ??
????
??????
GK
VKI
VKII
Akt.årstrinn Ikke 1
Ikke 2
Ikke 3,4,5
GK
VKI
VKII

 
NB:Du må kople rett Utdanning (??) til rett Akt.årstrinn (Ikke 1). Dette gjer vi for å sjekke at ein elev på GK ikkje les fag på eit høgare nivå.
 
Sjekk vurdering mot karakterar:

FELT VERDI MERKNAD
Vurdering B  
Karakterer 0,1,IV Det er ingen som skal ligge inne med B på vurdering og ha karakterane 0,1,IV

 
NB: Du vil ikkje sjå vurderingsfeltet i rapporten din.
 
 
Standardfelt som må være utfylt for å kunne ta imot data i inntakssystemet:
 
     ·Alle aktivitetar må ha utfylt Tildato.  Dette for at vi skal få riktig skoleår registrert i VIGO.
 
     ·Felta med fråver (dag og timar)  og ordenskarakter skal vere utfylt.
 
     ·Feltet aktivitetstype må vere T1 (Termin 1).
 
     ·Feltet type dokumentasjon må vere utfylt. Lovlege verdiar er:
KB     Kompetansebevis
VM     Vitnemål
 
Innrapporteringa her er berre for Termin 1 inneverande skoleår. Karakterane som skal førast over til inntak skal vere knytt til aktivitetstype i periode 051 (gjeldande periode).
 
Vurdering – rett antall teikn
Det presiserast at feltet Vurdering på vitnemålsfliken skal fylles ut med eit antall teikn i samsvar med årstrinn eleven er registrert på. Eksport frå Extens til Vigo vil bli endra, slik at blankt felt eksporterast som I, ikkje som tidligare - som B.
 
Feltet vurdering:

Kode VIGO Kompetansebevis
B Fullført og bestått Fullført
I Fullført, ikkje bestått i eitt eller fleire fag (0,1) eller manglar eitt eller fleire fag Fullført
A Fullført med anna vurdering Fullført, eks. IOP
M Vert rekna som I i Vigo F. eks. ved stort fråvær
S Slutta/avbrott i løpet av skoleåret  

 
 
Feltet vurdering har plass til 3 teikn, teikn må bli sett i rett posisjon i forhold til eleven sitt årstrinn. Tomt felt blir tolka som B, bestått
 
Elevar på GK skal ha eitt teikn i feltet.
 
Elevar på VKI skal ha to teikn i feltet. Kodane skal vise kompetansen eleven har oppnådd ved avslutning av dette skoleåret. Det betyr at ein elev som har I på GK også skal ha I på VKI, altså II. Så sant eleven ikkje har teke opp att faget, og såleis har bestått GK.
 
Elevar på VKII skal ha tre teikn i feltet. Også her skal kompetansen eleven har oppnådd ved avslutning av dette skoleåret, beskrivast ved hjelp av vurderingskodane.
 
Karakterar:
I karakterfelta må det berre vere gyldige karakterar. Verdien I for ikkje grunnlag for vurdering blir ikkje godteken. Rett markering skal vere IV. Heller ikkje karakteren – (strek) blir godkjent.
 
Oversikt over lovlege fagkarakterar:

Karakter Kommentar
0  
1  
2  
3  
4  
5  
6  
IV Ikkje grunnlag for vurdering. IV skal nyttast der det skulle vore talkarakter i faget, men der det ikkje er grunnlag for å gi eleven karakter grunna stort fråvere eller liknande.
D Delteke
ID Ikkje delteke (skal ikkje erstatte IV.)
B Bestått
IB Ikkje bestått
F Friteken for
NB! Eleven skal ha talkarakter i fag han/ho er friteken frå på grunnlag av tidlegare fullført fag. Skolen må til standpunkt sende desse inn på papir til oss, slik at vi får lagt dei inn manuelt.

 
Godkjente Ordenskarakterar: G – God, NG - Nokså god, LG - Lite god
 
Tidsfrist for tilbakemelding om at karakterdata er klargjort for overføring til VIGO
Så snart karakterdata frå skolen er kvalitetssikra i forhold til overføring til VIGO, skal de gje melding på e-post til denne adressa: anita.waatvik@mrfylke.no  Skriv 1. termin og skolenamn i emnefeltet.
 
 
Skolane får frist på seg til onsdag 1. februar 2006 med å klargjere 1. termindata for eksport.
 
 
NB: Dette brevet er berre utsendt som vedlegg til e-post til dei vidaregåande skolane, men de vil og finne det under Rundskriv i Notes.
 
 
 
 Per Hoem
 
                                                      Anita K. Waatvik
 
 
Gjenpart:
Fylkesdirektøren
Fylkesordføraren
Lærarorganisasjonane
Utdanningsutvalet
Yrkesopplæringsnemnda
 

 
Vedlagt tekst: