Hopp til innhold Hopp til hovedmeny

Møre og Romsdal fylkeskommune > Intranett > Kvalitetsleiing - HMS > HMS > HMS-retningslinjer > 01. Oppfølging av uønska hendingar og avvik

01. Oppfølging av uønska hendingar og avvik

01. Rapportering og oppfølging av uønska hendingar og avvik

1. Mål

Som eit ledd i forbetringsarbeidet innan HMS og andre område der vi har kvalitetsstyring, er det etablert rutiner og system for melding, registrering og oppfølging av avvik eller uønska hendingar.

Avvikhandteringen inngår i eit kontinuerleg forbetringsarbeid.

2. Omfang

Rutinen gjeld for:

  • HMS-avvik (Arbeidsmiljøloven og tilhøyrande forskrifter)
  • Elev-HMS-avvik (Opplæringslova og tilhøyrande forskrifter)

På nokre andre område utanom HMS innfører vi det same elektronisk avviksoppssystemet og behandlingsrutinene (informasjonstryggleik, innkjøpsavtalar, tenestekvalitet utdanning). Nye område blir fasa inn etter behov.

3. Målgruppe

Tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune. På eit seinare tidspunkt er det lagt til rette for at også elevane ved dei vidaregåande skolane kan registrere avvik elektronisk.

4. Definisjonar

Avvik er brot på kvalitetskrav fastsett i lov og forskrift, interne rutinar og prosedyrar.

Uønska hendingar er hendingar som ikkje er i tråd med forventningar, og som kan bidra forbetringar i tryggleik og tenestekvalitet (kan t.d. vere ulukker, nesten-ulukker eller uhell, men også manglande oppfølging av tryggleiksprosedyrer, pålagd rapportering etc.).

Forbetring har i regelen bakgrunn i eit avvik eller ein situasjon/status som ikkje blir opplevd som tilfredstillande.

4. Organisering og ansvar

Ved kvar eining skal det utpeikast ein eller fleire som får rollen som behandlar.

Leiar kan sjølv ha rollen som behandlar i avviksystemet - eller han/ho kan delegere denne rollen til ein annan fagperson. Leiaren ved kvar driftseining har ansvar for at prosedyren for avviksbehandling blir følgd.

Behandlar har ansvar for at det blir gjennomført årsaksvurdering, iverksett tiltak og gjort førebyggande arbeid for å unngå tilsvarande hendingar seinare. Desse funksjonane er automatisk innebygd i elektroniske avvikssystem.

5. Kontinuerleg forbetringsarbeid

Kontinuerleg forbetring og kvalitetsstyring

Avvikregistrering og avvikbehandling inngår i eit kontinuerlig forbedring- /endringsarbeid, av arbeidsmiljøet og tjenesteytinga.
Leiarane på alle nivå har ansvar for at avvikhandteringa bidreg til endrings- og forbedringsarbeid. Fellesarenaer bør nyttast i arbeidet (personalmøter m m).

Lokale AMU skal handsame HMS-avviksrapportar minst to gonger i året.

6. Registrering/melding

  • Tilsette har ansvar for at avvik og uønska hendingar blir registrert i det elektroniske Forbetrings- og avvikssystemet. (Elevar må registrere avvik på papirbaserte skjema)
  • Alle tilsette i organisasjonen skal ha tilgang til det elektroniske Forbetrings- og avvikssystemet. 
  • HMS-avvik som blir avdekke under vernerundar eller i risikovurderingar skal registrerast i forbetrings- og avvikssystemet. 
  • Alle medarbeidere skal informerast om avvikshandteringa i systemet (registrering, behandling og informasjon som systemet leverer).
  • Næraste leiar har ansvar for at medarbeidarane blir informert.

Døme på HMS - avvik: 

  • Alvorlige hendingar /forhold i det fysiske og/eller psykiske arbeidsmiljøet som blir opplevd som vanskeleg.
  • Uønska hendingar / svikt som kunne medført skade på/for tjenesteytar

Døme på teneste-/kvalitetsavvik:

  • Tenesta vart ikkje utført/kunne ikkje utførast
  • Uønska hendingar / svikt som kunne medført skade på/for tenestemottakar

Melde avvik:

  • Alle medarbeidarar og elevar pliktar å melde avvik som blir oppfatta og erfart
  • Avvik blir meldt elektronisk
  • Avvikbeskrivelsen skal innehalde kva som hendte, evt. med dokumentasjon (bilde, video, lydfil, etc) dersom det er relevant.

7. Handsaming av rapportert avvik eller uønska hending

  • Behandlar som mottek avviket, klassifiserer i høve til HMS-avvik eller kvalitet-/tjenesteavvik, og registrerer/delegerer nødvendige tiltak. Tiltaka blir ansvarsplassert og tidsfesta.
  • Medarbeideren som meldte avviket får informasjon endra status frå systemet
  • Behandlar vurderer om avviket kan bli lukka eller ikkje.
  • Dersom behandlar ikkje har nødvendig mynde eller kompetanse til å vurdere avviket, kan avviket sendast vidare til overordna leiar eller andre med spesial-/fagkompetanse.
  • Behandlar bestiller/beordrar evt. nødvendige tiltak, ansvarsplasserer og set tidsfristar. 
  • Medarbeideren som registrerte avviket får tilbakemelding. 
  • Avviket blir lukka.
  • Rapportar om HMS-avvik skal handsamast periodisk i lokale AMU og sentrale samarbeidsutval.

8. Sluttbehandling:

  • Sluttbehandling blir gjort av behandlar som lukkar avviket.

   

9. Suksesskriteriar:

  • Avvikregistrering og avvikbehandling inngår i endrings- og forbetringsarbeid.
  • Alle medarbeidarane har felles forståing av avvikregistreringa.
  • Alle som melder avvik får tilbakemelding.
  • Den som melder avviket etterspør behandling / løysing.
  • Medvit om kva som er HMS-avvik og kva som er kvalitets-/tenesteavvik. Medvit om kva som ikkje skal meldast som avvik.

10. Evaluering:

Rutinen blir evaluert årleg, samtidig med årsrapporteringa.

Når ein har elektronisk system, skal rapportar og statistikkar frå systemet nyttast som underlag.