Hopp til innhold Hopp til hovedmeny

05. Psykososialt arbeidsmiljø

05 – Kartlegging og oppfølging av det psykososiale arbeidsmiljøet

Møre og Romsdal fylkeskommune har fastsett at det som ein del av ei total kartlegging av det samla arbeidsmiljøet, skal gjennomførast ei kvantitativ kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet i heile organisasjonen tredjekvart år.

Retningslinja inneheld prosedyre for førebuing, gjennomføring og oppfølging av psykososial arbeidsmiljøundersøking.

1. Mål

Målet med ein kvantitativ psykososial undersøking er å måle generell tilfredsheit og engasjement hos tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune, samt tileigne oss kunnskap om forhold ved arbeidsmiljøet som kan gi grunnlag for å sette i verk forbetrings- og bevaringstiltak. Denne undersøking vil kunne danne eit utgangspunkt for organisasjonsutvikling, og å få opp medvitsnivået på korleis vi ser på eigen organisasjon og eigen åtferd.

Undersøkinga skal også sikre at fylkeskommunen driv eit systematisk og kontinuerleg forbetringsarbeid når det gjeld det psykososiale arbeidsmiljøet i samsvar med arbeidsmiljølova § 3-1, § 4-1, § 4-2, § 4-3, og Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid i verksemder. For meir informasjon om kartlegging i Møre og Romsdal fylkeskommune sjå HMS-system kap.3 om kartlegging av risikofaktorar og avvik .

2. Definisjonar

I følgje Anders Skogstad (2000) kan vi forstå det psykososiale arbeidsmiljøet som psykososiale faktorar i arbeidet og vil seie:

”de faktorer i arbeidet som gjør seg gjeldende på sosiale arenaer, og som blir påvirket av individual-psykologiske prosesser, med konsekvenser for jobbtrivsel, helse og yteevne” (Skogstad, 2000, s. 17).

Skogstad (2000) meiner at det psykososiale arbeidsmiljøet kan knytast til tre type forhold.

  1. For det første rettas eit fokus mot ytre påverknadar. Ytre påverknadar er kjenneteikn på våre omgjevnadar og arbeidsrammeføresetnader, som for eksempel organisasjonskulturen.
  2. For det andre rettas det fokus mot korleis dei ytre påverknadane blir oppfatta og bearbeida. Det vil seie dei mentale prosessane som påverkar dei individuelle oppfatningar og vurderingar av arbeidsrammeføresetnadane hos den einskilde med konsekvensar retta mot mellom anna helse, trivsel og yteevne.
  3. Til slutt vektlegg ein resultatet av samspelet mellom ytre påverknadar og individkjenneteikn.

Det vil seie at det psykososiale arbeidsmiljøet kan sjåast på som eit resultat av omgjevnadane og arbeidsrammeføresetnadane, samspelet mellom menneske og dei individuelle psykologiske prosessane som over tid utgjer arbeidsmiljøet, anten den er konstruktiv eller destruktiv.

3. Metode

Kartleggingsmetoden er innretta som ei kvantitativ undersøking for å kunne nå flest mogleg tilsette i fylkeskommunen. Undersøkinga er internettbasert og tildelast gjennom e-post. Kvar tilsett vil tek imot ein e-post som inneheld rettleiing for utfylling og link til spørjeskjemaet.

Undersøkinga skal måle nærværsfaktorar (oppgavemessige-, sosiale- og organisasjons-/kontekstuelle faktorar)  og resultatfaktorar (arbeidsglede, engasjement og utmatting). Desse tilleggstema er også omfatta av undersøkinga: medarbeidarskap, overordna leiing (leiargruppa)og erfaring med medarbeidarsamtaler. Disse kategoriane inneheld spørsmål og aktive påstandar som den einskilde medarbeidar skal ta personleg ta stilling til. Det vil seie at alle må ta stilling til sine eigne opplevingar og handlingar.

Krav til anonymitet og konfidensialitet skal overhaldast og personar skal ikkje kunne identifiserast på bakgrunn av utfylt spørjeskjema.

Det er svært viktig at vi alle jobbar saman for å sikre høgast mogleg deltaking i undersøkinga. Eit høgt svarprosent gir legitimitet til undersøkinga og vil i sin tur sikre best mogleg bruk av resultata frå undersøkinga. 

4. Gjennomføring av ein psykososial arbeidsmiljøundersøking

Undersøkinga skal kunne bringe fram dokumentasjon av ståstad og status på kor tilfredse dei tilsette i fylkeskommunen er i høve det psykososiale arbeidsmiljøet. Prinsippa om lokal handling og brei medverknad er sentral for verksemdas systematiske HMS-arbeid. Sjølv om undersøkinga er anonym er det ein føresetnad at tilsette saman med leiinga, vernetenesta, tillitsvalte og evt. BHT vil delta aktivt i oppfølginga av resultata gjennom opne og forpliktande dialogar. 

Prosesstabell

Det er svært viktig å sikre at dei lokale resultata blir følgt opp i alle avdelingar og at det blir utarbeidd handlingsplanar som løyser identifiserte utfordingar, og forbetrar eller tek vare på dei gode sidene ved arbeidsmiljøet. Leiar skal involvere vernetenesta og drøfte tiltaka. På bakgrunn av utarbeidde handlingsplaner vil oppfølging her sei å gjennomføre prioriterte tiltak, halde statusmøte, med evaluering undervegs.

5. Oppfølging av tyngre arbeidsmiljøutfordringar

Dersom undersøkinga skulle avdekke meir djuptgåande arbeidsmiljøutfordringar slik som t.d. mobbing og fastlåste konfliktar vil dette bli følgt opp i gjennom eigne kvalitative metodar og prosessar. Vi viser også til HMS-retningslinje 03 – Handtering av utilbørlig opptreden, konflikt, mobbing/trakassering og diskriminering.

1.       Innleiande fase – tyngre arbeidsmiljøutfordringar (analyse)

Først vil personalseksjonen ha ei tilbakemelding til toppleiarane. Vidare vil personalseksjonen ha ein samtale med einingsleiarar evt. saman med topp-/sektorleiar. Det kan så være aktuelt å ha ein samtale med den aktuelle avdelingsleiar/ klinikkleiar/ seksjonsleiar i sentraladministrasjonen før rapportane blir behandla i leiargruppa.

Rapportar blir ikkje sendt til leiarar i ein eining der det er avdekka kritikkverdige forhold før det er gjennomført nødvendige samtalar, og det er semje om vidare prosess for oppfølging.

Resultata og oppfølgingsløp skal drøftast med vernetenesta før tilbakemelding til dei tilsette.

2.       Tilbakemelding – tyngre arbeidsmiljøutfordringar

Tilbakemelding skjer på einingsnivå, og foreløpig ikkje på lågare nivå før det er semje om vidare prosess.

3.       Oppfølging – tyngre arbeidsmiljøutfordringar

Prosess vidare vil kunne variere frå stad til stad der det er identifiserte utfordringar. Det er viktig her at utfordringar på eit område (i avdeling/seksjon) ikkje påverkar ein vanleg prosess i resten av driftseininga.

Der det er behov for meir omfattande prosesstøtte vil det vere aktuelt å trekke inn andre ressurspersonar/kompetanse frå BHT eller andre eksterne miljø.

6. Bistand i prosessen

Personalseksjonen og BHT skal, så langt det let seg gjere, bistå leiarane med å gjere seg nytte av resultata. Det vil seie at personalseksjonen, og BHT, kan tilby følgjande tenester:

  • Informasjonsmøter.
  • Opplæring/tilbakemeldingsmøter i SAMU/AMU og leiargrupper.
  • Bistå leiar i tilbakemeldlingsmøter og i arbeid med oppfølgingstiltak (verkstad)
  • Gje råd til utarbeiding av handlingsplanar, og framdriftsplanar
  • Prosesstøtte dersom det blir avdekt kritikkverdige forhold

7. Dokumentasjon

Handlingsplan for oppfølging av resultata etter kartlegging av det psykososiale arbeidsmiljøet skal leggast inn i driftseininga si lokale HMS-system, kap.4. Tiltak som inneheld personsensitive opplysingar og som ikkje er offentleg (offentligheitslova § 13, forvaltningslova § 13) skal ikkje leggast i lokalt HMS-system på intranett, men skal forsvarleg arkiverast i fylkeskommunens elektroniske arkivsystem (ePhorte).

8. Kjelde:

  • Arbeidsmiljølova:
    • § 3-1 Krav til systematisk helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid
    • § 4-1 Generelle krav til arbeidsmiljøet
    • § 4-2 Krav til tilrettelegging, medverknad og utvikling
    • § 4-3 Krav til det psykososiale arbeidsmiljøet
  • Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerheit i verksemder (internkontrollforskrifta)
  • Skogstad, A. (2000). Psykososiale faktorer I arbeidet. I S. Einarsen & A. Skogstad (Red.), Det gode arbeidsmiljø: Krav og utfordringer. (ss. 16-34). Bergen: Fagbokforlaget.

Kontaktpersonar

Richard David Anthony Muller Richard David Anthony Muller
Personalrådgivar
71 28 01 73
Send e-post